Externer KI-Manager für KMU: Wann sich eine laufende Begleitung lohnt

Künstliche Intelligenz wird in vielen kleinen und mittleren Unternehmen nicht mehr nur getestet. Erste Mitarbeitende nutzen generative KI, einzelne Pilotprojekte werden geplant und verschiedene Softwareanbieter versprechen schnelle Produktivitätsgewinne.

Mit der Zahl der Anwendungen steigen jedoch auch die organisatorischen Fragen: Wer bewertet neue KI-Tools? Wer legt Prioritäten fest? Wer stimmt sich mit IT und Datenschutz ab? Wer sorgt dafür, dass Mitarbeitende geschult werden? Und wer überprüft, ob ein eingeführtes Werkzeug tatsächlich den erwarteten Nutzen bringt?

In größeren Unternehmen entstehen dafür eigene Stellen und Projektteams. Für viele KMU ist eine Vollzeitposition zunächst jedoch weder notwendig noch wirtschaftlich. Eine mögliche Alternative ist ein externer KI-Manager, der die Geschäftsleitung und die beteiligten Fachbereiche in einem vereinbarten Umfang begleitet.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele KI-Tools einzuführen. Die zentrale Aufgabe besteht darin, KI-Aktivitäten zu koordinieren, Entscheidungen vorzubereiten und dafür zu sorgen, dass wirtschaftlicher Nutzen, Umsetzbarkeit und Risiken gemeinsam betrachtet werden.

Warum KI im Unternehmen eine klare Verantwortung benötigt

Viele KI-Aktivitäten beginnen dezentral. Das Marketing testet ein Textwerkzeug, der Vertrieb lässt Gesprächsnotizen zusammenfassen und einzelne Mitarbeitende verwenden öffentlich zugängliche KI-Systeme für Recherchen oder Entwürfe.

Diese Eigeninitiative kann wertvoll sein. Ohne Koordination entstehen jedoch schnell parallele Lösungen, unnötige Lizenzkosten und unterschiedliche Regeln. Gleichzeitig bleibt unklar, welche Daten verarbeitet werden dürfen und wer die Qualität der Ergebnisse kontrolliert.

Typische Folgen sind:

– verschiedene Abteilungen kaufen ähnliche Werkzeuge,
– Mitarbeitende verwenden nicht freigegebene Anwendungen,
– Pilotprojekte werden begonnen, aber nicht ausgewertet,
– Erfahrungen bleiben in einzelnen Teams,
– Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geregelt,
– Schulungen erfolgen ohne Bezug zu den tatsächlichen Prozessen,
– die Geschäftsleitung erhält keinen verlässlichen Überblick.

Eine klare Verantwortung schafft hier einen organisatorischen Rahmen. Sie verbindet Geschäftsziele, Prozesse, Technik, Mitarbeitende und notwendige Schutzmaßnahmen.

Was ein externer KI-Manager konkret macht

Die Aufgaben richten sich nach dem Entwicklungsstand und dem Bedarf des Unternehmens. Ein externer KI-Manager ist weder ein reiner Softwareverkäufer noch ausschließlich ein technischer Dienstleister.

Seine Aufgabe besteht darin, die verschiedenen KI-Aktivitäten zusammenzuführen und gemeinsam mit der Geschäftsleitung weiterzuentwickeln.

1. Anwendungsfälle erfassen und priorisieren

In einem Unternehmen entstehen häufig mehr KI-Ideen, als gleichzeitig umgesetzt werden können. Nicht jede Idee bietet denselben Nutzen oder ist mit vertretbarem Aufwand realisierbar.

Ein externer KI-Manager sammelt mögliche Anwendungen aus den Fachbereichen und bewertet sie anhand einheitlicher Kriterien:

– Welches geschäftliche Problem soll gelöst werden?
– Wie häufig tritt der betrachtete Prozess auf?
– Welcher Nutzen ist zu erwarten?
– Welche Daten und Systeme werden benötigt?
– Wie hoch ist der Einführungsaufwand?
– Welche Risiken müssen berücksichtigt werden?
– Eignet sich der Anwendungsfall für einen begrenzten Pilotversuch?

Auf dieser Grundlage kann die Geschäftsleitung nachvollziehbar entscheiden, welche Vorhaben zuerst verfolgt und welche zunächst zurückgestellt werden.

2. Pilotprojekte vorbereiten und begleiten

Ein Pilotprojekt sollte mehr sein als ein unverbindlicher Test eines neuen Tools. Vor dem Start müssen Ausgangssituation, Ziel, Verantwortlichkeiten und Erfolgskriterien festgelegt werden.

Der externe KI-Manager unterstützt dabei, den Pilotbereich sinnvoll zu begrenzen und die erwartete Verbesserung messbar zu machen.

Mögliche Kennzahlen sind:

– benötigte Bearbeitungszeit,
– Anzahl manueller Arbeitsschritte,
– Fehler- oder Korrekturquote,
– Reaktionsgeschwindigkeit,
– Akzeptanz bei den Mitarbeitenden,
– Qualität der erzeugten Ergebnisse.

Während des Tests werden Erfahrungen dokumentiert und Probleme sichtbar gemacht. Nach Abschluss erhält die Geschäftsleitung eine Grundlage für die Entscheidung, ob die Anwendung angepasst, ausgeweitet oder beendet werden sollte.

3. Neue KI-Tools strukturiert bewerten

Die Zahl verfügbarer KI-Anwendungen wächst schnell. Gleichzeitig enthalten auch bestehende Office-, CRM-, ERP- und Marketing-Systeme immer mehr KI-Funktionen.

Ein externer KI-Manager beobachtet relevante Entwicklungen, ohne jedem Trend zu folgen. Neue Werkzeuge werden nicht nur nach ihren Funktionen beurteilt, sondern auch nach ihrer Eignung für die vorhandenen Prozesse.

Wichtige Fragen sind:

– Löst das Tool ein konkretes Problem?
– Passt es zu den vorhandenen Systemen?
– Welche Daten werden verarbeitet?
– Können Zugriffe und Berechtigungen gesteuert werden?
– Welche laufenden Kosten entstehen?
– Wie hoch ist der Schulungs- und Betreuungsaufwand?
– Gibt es bereits eine vergleichbare Funktion im Unternehmen?

Dadurch wird vermieden, dass Kaufentscheidungen allein auf Grundlage einer überzeugenden Produktvorführung getroffen werden.

4. Regeln und Verantwortlichkeiten weiterentwickeln

Ein Unternehmen benötigt verständliche Regeln für den Einsatz von KI. Dazu gehören freigegebene Tools, der Umgang mit vertraulichen Informationen, die Prüfung von Ergebnissen und die Verantwortung bei extern verwendeten Inhalten.

Solche Regeln dürfen jedoch nicht losgelöst von der Praxis entstehen. Sie müssen zu den eingesetzten Anwendungen und den tatsächlichen Aufgaben der Mitarbeitenden passen.

Der externe KI-Manager kann die Entwicklung und regelmäßige Überprüfung dieser Regeln koordinieren. Bei rechtlichen, datenschutzrechtlichen oder sicherheitsrelevanten Fragen bindet er die zuständigen internen oder externen Fachpersonen ein.

Er ersetzt dabei keine Rechtsberatung und nicht die Verantwortung der Geschäftsleitung. Er sorgt aber dafür, dass notwendige Fragen rechtzeitig erkannt, dokumentiert und den richtigen Stellen zugeordnet werden.

5. Mitarbeitende einbeziehen und qualifizieren

KI-Einführungen scheitern selten ausschließlich an der Technik. Häufig fehlen verständliche Ziele, alltagstaugliche Regeln oder die notwendige Qualifizierung.

Ein externer KI-Manager ermittelt gemeinsam mit den Fachbereichen, welches Wissen tatsächlich benötigt wird. Nicht jede Person muss dieselben Funktionen kennen. Vertrieb, Marketing, Administration und Führungskräfte haben unterschiedliche Aufgaben und Risiken.

Schulungen können deshalb auf konkrete Rollen und Prozesse ausgerichtet werden. Zusätzlich kann eine interne KI-Sprechstunde sinnvoll sein, in der Mitarbeitende Fragen stellen, Anwendungsfälle vorschlagen und Unsicherheiten klären.

So entsteht Wissen nicht nur in einem einmaligen Workshop, sondern wird schrittweise im Unternehmen verankert.

6. Der Geschäftsleitung einen Überblick geben

Mit zunehmender Nutzung benötigt die Geschäftsleitung eine kompakte Übersicht über laufende Vorhaben.

Ein regelmäßiger Status kann beispielsweise zeigen:

– welche KI-Anwendungen eingesetzt werden,
– welche Pilotprojekte aktuell laufen,
– welche Ergebnisse bereits gemessen wurden,
– welche Risiken oder offenen Entscheidungen bestehen,
– welche Investitionen geplant sind,
– welche nächsten Schritte empfohlen werden.

Damit wird KI von einer Sammlung einzelner Experimente zu einem steuerbaren Unternehmensthema.

Interne Stelle oder externer KI-Manager?

Ob eine interne oder externe Lösung besser passt, hängt vom Umfang der Aufgaben und vom Entwicklungsstand des Unternehmens ab.

Eine interne Vollzeitstelle kann sinnvoll sein, wenn zahlreiche KI-Projekte parallel laufen, umfangreiche technische Integrationen erforderlich sind oder KI einen wesentlichen Bestandteil des Geschäftsmodells bildet.

Eine externe Begleitung eignet sich häufig, wenn:

– erste KI-Aktivitäten koordiniert werden sollen,
– noch keine Vollzeitaufgabe besteht,
– der notwendige Umfang schwankt,
– zunächst Erfahrung und Strukturen aufgebaut werden müssen,
– eine unabhängige Perspektive gewünscht ist,
– die Geschäftsleitung einen zentralen Ansprechpartner benötigt.

Auch eine Kombination ist möglich: Eine interne Person koordiniert den Unternehmensalltag, während ein externer KI-Manager bei Strategie, Priorisierung, Tool-Bewertung oder komplexeren Pilotprojekten unterstützt.

Wichtig ist, dass die interne Verantwortung nicht vollständig ausgelagert wird. Entscheidungen über Ziele, Budgets, Risiken und verbindliche Regeln bleiben Aufgabe des Unternehmens.

Checkliste: Benötigt Ihr KMU eine laufende KI-Begleitung?

Folgende Fragen geben eine erste Orientierung:

– Werden bereits mehrere KI-Tools im Unternehmen eingesetzt?
– Entstehen regelmäßig neue Ideen, ohne dass eine klare Priorisierung erfolgt?
– Fehlt eine zentrale Übersicht über laufende KI-Aktivitäten?
– Gibt es Unsicherheiten zu Daten, Freigaben oder Verantwortlichkeiten?
– Werden Pilotprojekte begonnen, aber nicht systematisch ausgewertet?
– Benötigen Mitarbeitende einen festen Ansprechpartner?
– Muss die Geschäftsleitung verschiedene Anbieter und Fachbereiche koordinieren?
– Ist der aktuelle Aufgabenumfang noch zu klein für eine eigene Vollzeitstelle?
– Soll KI schrittweise und unabhängig von einzelnen Herstellern entwickelt werden?

Wenn mehrere dieser Punkte zutreffen, kann eine externe Begleitung sinnvoll sein.

Wie die Zusammenarbeit starten kann?

Vor einer laufenden Beauftragung sollte zunächst die Ausgangslage geklärt werden. Dazu gehören bestehende Anwendungen, aktuelle Projekte, Zuständigkeiten, Ziele und offene Entscheidungen.

Anschließend wird ein klarer Rahmen vereinbart:

– Welche Aufgaben übernimmt der externe KI-Manager?
– Welche Entscheidungen bleiben bei der Geschäftsleitung?
– Welche internen Ansprechpartner sind beteiligt?
– Wie häufig finden Abstimmungen statt?
– Welche Ergebnisse und Berichte werden erwartet?
– Welche Themen sind ausdrücklich nicht enthalten?

Für den Einstieg kann ein begrenzter Zeitraum von drei bis sechs Monaten sinnvoll sein. Danach lässt sich beurteilen, welcher Unterstützungsbedarf dauerhaft besteht.

Fazit: KI benötigt Koordination statt Aktionismus

Ein externer KI-Manager soll nicht möglichst viele neue Werkzeuge in das Unternehmen bringen. Seine wichtigste Aufgabe besteht darin, Orientierung, Prioritäten und Verbindlichkeit zu schaffen.

Für KMU kann dieses Modell eine wirtschaftliche Möglichkeit sein, KI-Kompetenz aufzubauen, ohne sofort eine eigene Vollzeitstelle einzurichten. Anwendungsfälle werden strukturiert bewertet, Pilotprojekte kontrolliert begleitet und Mitarbeitende schrittweise einbezogen.

Der Nutzen entsteht dann nicht durch die Zahl eingesetzter Tools, sondern durch bessere Entscheidungen und eine koordinierte Umsetzung.

Wo sollte Ihr Unternehmen beginnen?

Bevor eine laufende Begleitung vereinbart wird, sollte klar sein, welche KI-Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen relevant sind.

Im KI-Potenzialcheck betrachten wir bis zu drei Unternehmensbereiche, identifizieren drei bis fünf konkrete Anwendungsfälle und bewerten sie nach Nutzen, Machbarkeit und Risiko. Sie erhalten eine priorisierte Entscheidungsgrundlage, die Empfehlung für ein geeignetes Pilotprojekt und einen konkreten 90-Tage-Fahrplan.

Einführungspreis: 1.490 EUR zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Alternativ können Sie in einem unverbindlichen Erstgespräch klären, ob der KI-Potenzialcheck oder eine laufende Begleitung als externer KI-Manager zu Ihrer aktuellen Situation passt. Das Erstgespräch dient dem gegenseitigen Kennenlernen und ersetzt keine individuelle KI-Beratung.