Christian Junius

Tipps für Social Media-Richtlinien in Unternehmen

Tipps für Social Media-Richtlinien in Unternehmen

Social Media und andere soziale Netzwerke bzw. Portale bieten einen geschäftlichen Mehrwert, wenn man Tipps beachtet und mit Sachverstand sich dem Thema verantwortungsvoll nähert.
Im Hinterkopf muss immer die Frage stehen, welche Person(en) welche Informationen über welche Medien weitergeben bzw. veröffentlichen darf. Ein paar Tipps sollen Ihnen Anregungen geben. Jedes Unternehmen, jede Abteilung hat andere Abläufe, Pauschalisierungen helfen an dieser Stelle nicht weiter.

In etlichen Firmen – ob gross oder klein – gibt es ein IT-Regelwerk, welches beispielsweise Vorschriften und Anweisungen enthalten, wie Sachbearbeiter sich beim Surfen im Web verhalten sollen. Allerdings wurden diese Regelungen vereinbart als Social Media noch nicht existent war oder noch in den Anfängen war.

Mit der schnellen Verbreitung von Social Media hat sich die Situation grundlegend gewandelt.

Im Idealfall erweitern die Vorschriften für Social Media die bereits vorhandenen IT-Anweisungen. Die Vorgaben zur Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit – und auch in den Pausenzeiten – sollten detailliert beschreiben, auf welche Daten Mitarbeiter zugreifen können und welche Informationen bzw. Bilder diese in den sozialen Medien verbreiten dürfen.

Berufliche und private Nutzung abgrenzen

In das Regelwerk gehört auf alle Fälle eine Vereinbarung, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter Social Media-Dienste während der Arbeitszeit nutzen können.
Bewährt hat sich die private Nutzung auf bestimmte Zeiten eingeschränken, etwa während der Mittagspause.

Setzt man Social Media in der öffentlichen Kommunikation ein, müssen die Angaben Klarstellungen darüber enthalten, welche Mitarbeiter für das Unternehmen sprechen dürfen. Oftmals übernimmt dies das Personal der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bzw. des Marketings.

Aufklärung über Risiken

Einer der wichtigsten Punkte bei allen IT-Sicherheitsregeln ist die Aufklärung über die potenziellen Gefahren und Risiken, wenn auf Schädling-behaftete Webseiten verwiesen wird. Das Image und die Außendarstellung kann darunter sehr leiden – schnell gerät man in der Schußlinie von Bloggern oder der Konkurrenz.
Ist die Reputation erst einmal zerstört, bedarf es vielerlei Massnahmen dieses wieder zu verbessern.

Verantwortung übernehmen und Gesetze einhalten

Jeder Mitarbeiter ist für seine Aktivitäten auf Social Media-Plattformen verantwortlich – ob er mit die Nachrichten oder Beiträge von seinem Firmenrechner oder privat in das Internet stellt. Alle Beiträge mit Bezug auf die Firma sollen namentlich (z. B. mit Initialien) gekennzeichnet sein.
Mit ein wenig zeitlichem und technischem Aufwand findet die IT-Abteilung den Urheber schneller als es ihm lieb ist.

Die offene und ungezwungene Kommunikation bei Social Media birgt Gefahren – die gesetzlichen Vorgaben müssen strikt eingehalten werden. Neben dem Urheberrecht ist auch der Datenschutz von größter Bedeutung. Dies betrifft Betriebsgeheimnisse wie auch vertrauliche persönliche Daten.

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